Kenapa Meeting Kantor Bisa Memperburuk Produktivitas Kerja?

WE Trivia, Yogyakarta -

Perusahaan lazim mengadakan rapat atau meeting untuk menyampaikan informasi, membahas masalah, atau untuk mengoordinasikan pekerjaan. Tujuannya tentu agar kinerja karyawan lebih baik dan lebih efektif. Nyatanya, meeting justru bagai pisau bermata dua karena juga bisa menurunkan produktivitas.

Melansir Inc, penelitian tahun 2012 mengungkap bahwa peserta mengalami penurunan IQ sekitar 15 persen saat ditempatkan dalam kelompok kecil dan diminta memecahkan masalah. Sementara itu, sebuah meta-analisis baru-baru ini selama 1 dekade penelitian menunjukkan 90 persen karyawan merasa meeting itu tidak produktif. Pendapat mereka diperkuat oleh hasil penelitian di Journal of Business Research bahwa produktivitas karyawan meningkat lebih dari 70 persen saat meeting dikurangi hingga 40 persen.

Baca Juga: Kenapa Pegawai Kantoran Senang Meeting di Starbucks?

Beberapa faktor telah menyebabkan meeting menurunkan produktivitas kerja. Berikut alasannya. 

1. Membuang Waktu

Meeting kantor kerap dijadwalkan di tengah pekerjaan yang padat. Apalagi, meeting tersebut diadakan terlalu sering atau terlalu lama durasinya. Padahal, waktu untuk meeting itu sebenarnya bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang lebih produktif.

2. Kurang Fokus

Terkadang meeting diadakan dalam kondisi terlalu ramai atau terlalu panjang. Informasi yang dibahas dalam meeting pun bisa saja terlalu banyak. Akibatnya, karyawan kelelahan, kehilangan fokus pada meeting, dan sulit memproses informasi yang disajikan. Alhasil, timbul kebingungan dan ketidakjelasan di antara para karyawan, sehingga tugas gagal diselesaikan.

3. Tidak Efektif

Meeting yang tidak terstruktur atau tidak terarah tak akan memberikan hasil yang diinginkan. Akibatnya, waktu dan tenaga terbuang percuma. Meeting yang tidak efektif pun membuat karyawan frustasi dan malas menyelesaikan tugas setelah meeting.

4. Tidak Ada Tindak Lanjut

Meeting terkadang hanya berbicara tanpa adanya tindakan yang dihasilkan. Jika tidak diikuti dengan tindak lanjut yang jelas, meeting itu hanya akan menjadi sebuah pertemuan tanpa memiliki dampak nyata pada produktivitas kerja. Karyawan pun jadi malas berpartisipasi dalam meeting dan menganggapnya hanya buang-buang waktu.

Tips agar Meeting Meningkatkan Produktivitas Kerja

Meski bisa berdampak buruk, bukan berarti meeting kantor harus benar-benar ditiadakan. Ikuti tips berikut ini agar tak memperburuk produktivitas kerja.

1. Tentukan agenda meeting yang jelas

Sebelum meeting kantor dimulai, pastikan agenda meeting telah dibuat dengan jelas. Agenda ini harus mencakup topik yang akan dibahas dan tujuan meeting. Hal ini membantu memastikan bahwa meeting terarah dan peserta tahu apa yang akan dibahas.

2. Batasi waktu meeting

Batasi waktu meeting agar tidak terlalu lama. Sebaiknya meeting kantor tidak melebihi 1-2 jam. Pastikan waktu meeting dipergunakan secara efektif dengan mengalokasikan waktu untuk setiap topik dan memberikan kesempatan untuk diskusi.